Capitulo 1 Conceptos Preliminares

El Sistema Empresa                         

En la cotidianeidad de nuestros actos, es permanente la interacción que ejercemos con las organizaciones, el desempeño de la sociedad depende cada vez más de estas. Las mismas abarcan aspectos como educación, salud, seguridad, protección del medio ambiente y la actividad económica. En este último punto es donde encontramos ese gran número de organizaciones llamadas empresas con las cuales nos contactamos de distintas maneras.       (por pertenecer a ellas, por proveerles algún bien o servicio o por el consumo de bienes y servicios que ellas ofrecen).

El conceptuar a las empresas como organizaciones es la culminación de una evolución que puede sintetizarse de la siguiente manera:

• La Empresa como maquina: Considera a las organizaciones como maquinas que carecían de propósitos propios y cuya única función era servir a sus propietarios para que estos alcancen sus objetivos, los cuales consistían en la obtención de utilidades.

 

• La Empresa como organismo: Significa atribuirle vida y propósitos propios. Las utilidades no eran la única razón de su existencia, la información circulaba por todas las partes de la empresa, la administración dirigía las acciones hacia la concreción de los propósitos, los empleados eran los órganos encargados de llevar a cabo las tareas.

(Las empresas comienzan a preocuparse más por los empleados, tanto en los aspectos específicos del trabajo como en los aspectos motivacionales y participativos)

• La Empresa como organización: La misma pasa a tener otras responsabilidades con sus integrantes y con el medio en que se encuentra. De esta forma se puede decir que una empresa conforma un sistema socio-técnico integrado diseñado para la concreción de algún propósito. Estas características hacen que la empresa vista como organización tenga responsabilidades para con todos sus integrantes y para con su medio.

 

• El Sistema Empresa: La Empresa es un sistema. Un sistema es un conjunto de elementos interdependientes organizado para una finalidad determinada. Las partes interactúan para fines rentables, sociales, la ganancia o beneficio.

 

 

La estructura del sistema empresa se compone de los siguientes subsistemas:

Sistema Político o Decisional: Es el que atiende al gobierno de la empresa, representa la red de decisiones que son tomadas a todos los niveles para dirigir las operaciones empresariales.

Sistema Directivo u Operacional: Es el conjunto de procedimientos operativos que regulan las actividades de los recursos humanos y materiales para el logro de los objetivos establecidos por el sistema decisional.

Sistema Ejecutivo o Informativo: Es el que recoge todos los datos que se producen como consecuencia de los actos internos y externos del sistema total, con el objetivo de coordinar las actividades y permitir la retroalimentación.

A las empresas se las define como Sistemas Abiertos, ya que intercambian información, materiales y energía con su medio ambiente. La empresa desarrolla cierta capacidad adaptativa respecto de los cambios del medio ambiente, llevando a que la  misma funcione en un estado estable o en equilibrio dinámico.

La retroalimentación es fundamental para mantener al sistema dentro del equilibrio.

 

 

Evolución de los Requerimientos Informativos

 

El concepto de Contabilidad Gerencial como sistema de información ha desplazado al arcaico concepto de la contabilidad como mero registro y memoria de datos históricos, los objetivos de la contabilidad gerencial como contabilidad orientada a la toma de decisiones, o sea hacia adentro de la empresa no quita validez sino que coexisten con los clásicos objetivos de la contabilidad patrimonial (que son los de informar hacia fuera de la empresa).

 

La Empresa moderna requiere una contabilidad moderna, entonces debemos preguntarnos cuales son las características que debe tener la contabilidad para cumplir eficazmente su función de sistema de información de la empresa:

 

Funcional: Información oportuna y eficaz para que la dirección tome decisiones

Estratégica: Debe contemplar todas las acciones que se podrían tomar

Anticipada: Anticiparse a los hechos, preverlos y estimarlos

Comparativa: Debe comparar lo previsto con lo realizado

Causal: Debe ir a las causas y no solo a los efectos

Analítica: Detalles específicos de cada función, sector y producto

Selectiva: Referida a datos relevantes y seleccionados

Continua, Adaptativa

 

Hay diferencia entre el Sistema de Información y la Tecnología de Información, los contadores son responsables del Sistema de Información, no de su implementación o programación.

Nos interesa conceptos de Sistema de Información, no la Tecnología de Información.

 

 

 

 

 

Contabilidad Gerencial y Contabilidad Operativa

 

	Contabilidad
	Gerencial	Operativa
Orientación	Toma de Decisiones	Control Patrimonial
Información	Integra Información	Registra sobre info. Histórica
Objetivo	Planeamiento y Control	Valuación, Registración y Control
Enfoque Principal	Gestión	Patrimonio y Financiero
Criterio Principal	Eficiencia	Seguridad y Protección Patrimonio
Orientación	Pasado-Presente y Futuro	Pasado y Presente
Valuación	Monetaria y Operativa	Monetaria
Periodicidad	Operativa	Periódica
Usuarios	Internos	Externos
Atributos de la Info	Oportuna y Eficaz	Verificables y Comparables
Guía Básica	Características Operativas	Normas Contables y Legales
Transacciones y Hechos	Sobre Base Económica	Sobre Base Jurídica

 

 

Sistema Integrado de Información Contable. Actitud Profesional

 

Los contadores tienen que ser usuarios de un sistema de contabilidad programado por un lic. en computación o un programador, no pueden ponerse a programar, sino que deben usarlos inteligentemente.

Los profesionales en Ciencias Económicas deben opinar en la definición del sistema. La función del mismo es integrar un sistema computarizado que brinde información útil para el análisis, toma de decisiones y que solucione los problemas de una empresa en particular.

 

Los objetivos de los Sistemas de Información Contable son:

 

1. Rendición de Cuenta de los Administradores a los dueños
2. Información para terceros en cumplimientos de Normas Legales
3. Información para uso interno útil para el proceso de planeamiento, toma de decisiones, ejecución y control.

 

 

 

Bibliografía:

 

Herrscher, Enrique  “Contabilidad Gerencial” 

 

 

 

 

 

Capitulo 3 Introducción a la Teoría de la Decisión

 

Un problema podemos definirlo como:

 

Lo deseado – lo que se tiene = Problema

 

Si lo deseado difiere de lo que se tiene en realidad entonces estamos frente a un problema, por lo que habrá que tomar decisiones para solucionarlo. Entonces tendremos que detectar cuales son las causas del problema, es decir los desvíos del porque la realidad es distinta de lo deseado. Luego habrá que buscar alternativas posibles para solucionar el problema, los distintos caminos de acción que me conducen a lo deseado. Entonces tendré que analizar las distintas alternativas, analizar costos, etc.

 

La Toma de Decisiones:

 

Decidir: Es la acción humana que enfrentada al suceso externo debe identificar los futuros estados de ese suceso y determinar posibles cursos de acción, que respondan a pautas preferidas o preestablecidas.

La toma de decisiones es un proceso en el que uno escoge entre dos o más alternativas.

 

El Proceso Racional de la Toma de Decisiones consta de seis pasos:

 

1. Asegurarse de la necesidad de una decisión: Existe un problema o una disparidad entre cierto estado deseado y la condición.
2. Identificar los criterios de decisión: Identificar criterios que sean importantes para la toma de decisiones, es decir relevantes.
3. Ponderar los criterios: Se priorizan los criterios según su importancia en la decisión
4. Desplegar las alternativas: Se enumeran todas las alternativas viables
5. Evaluación de las Alternativas: Se analiza cada uno respecto al criterio ponderado
6. Seleccionar la mejor alternativa: Seleccionar la mejor entre aquellas enumeradas y evaluadas.

 

Tipos de Decisiones

 

Programadas: Son así en la medida que son repetitivas y se ha desarrollado un método definido para manejarlas. Se basan en soluciones anteriores y se apoyan en un procedimiento, regla o política.

 

No Programadas: Son aquellas donde los problemas no son habituales o repetitivos. Generalmente son tomadas por los niveles jerárquicos más altos. Son únicas y no recurrentes, por lo tanto no tienen una solución programada.

Son situaciones que no están estructuradas por impredecibles, variables e inestables, por lo que ante la aparición del problema se debe hacer el proceso de decisión.

 

 

 

Capitulo 4 Teoría General de Sistemas y Sistemas de Información

 

Teoría General de Sistemas

 

Un sistema se define como un conjunto de componentes interrelacionados y sus atributos, que interactúan entre si, con un objetivo determinado.

 

La Teoría General de Sistemas busca encontrar un marco teórico para describir las relaciones del mundo empírico. La aplicación de la Teoría de Sistemas intenta separar los planteos erróneos del “espacialismo “ con que se encaraban los estudios económicos y adm en los años 70’. En esos años la ciencia buscaba deducir la explicación del todo a partir de las explicaciones de las partes, este es el modo analítico de pensar.

Se logro avanzar mucho en cada disciplina en particular, pero no se las integro.

 

En cambio, el modo sintético de pensar, analiza las partes como parte de un sistema más amplio y expuesto en términos de su papel dentro del sistema.

(La Teoría General de Sistema primero mira el todo y luego a partir del todo se analiza cada parte en particular).

 

Características de los Sistemas

 

Ackoff respecto a la naturaleza de los sistemas expreso lo siguiente: “un sistema es un conjunto de dos o mas elementos que satisface las siguientes tres condiciones:

 

1. El comportamiento de cada parte del conjunto tiene un efecto sobre el comportamiento del todo (cada asiento contable en un sistema de info, tiene efecto en otros libros, exposiciones, etc.)
2. El comportamiento de cada parte y el modo en que se afecta al todo dependen del comportamiento de por lo menos otra parte del conjunto ( Una operac modificativa del Patrimonio requiere de registraciones cruzadas de cuentas de resultados y cuentas patrimoniales)
3. Todo posible subgrupo de elementos del conjunto tiene las dos primeras propiedades, cada uno tiene un efecto y ninguno puede tener efecto independiente sobre el todo

 

De acuerdo con lo anterior, un sistema es un todo que no puede ser dividido en partes independientes. De esto se derivan dos de sus propiedades más importantes:

 

• Cada parte de un sistema tiene propiedades que se pierden cuando se separan del sistema
• Cada sistema tiene algunas propiedades, esenciales, que no tiene ninguna de sus partes

 

Principios de los Sistemas (Enfocado en Sistemas de Información Contable)

 

Subsidiaridad: Ningún Sistema es concreto en si mismo. Todo sistema es subsidiario de otro.

Interacción: Todo sistema esta interaccionado

Determinismo: Todo fenómeno del conjunto que actué a través de los sistemas es resultado de causas definidas (Relac. Causa-Efecto)

Equifinalidad: El sistema debe diseñarse para alcanzar un mismo objetivo a través de acciones, premios, etc. (se puede lograr el mismo objetivo por distintos caminos)

 

Características de los Sistemas (Enfocado en Sistemas de Información Contable)

 

Estabilidad: Característica de un Sistema abierto, la incorporación de factores externos le debe permitir al sistema reacondicionar su comportamiento

Adaptabilidad: Capacidad de adaptar estructuras y procesos a necesidad del entorno

 

Sinergia: Cualidad por la cual la capacidad de actuación del sistema es superior a la de subcomponentes tomados individualmente.

 

Elementos de los Sistemas

 

1. Contexto o Ambiente: Es el conjunto de objetos exteriores que rodean, contienen e influyen al sistema. Existe una relación mutua entre el contexto o ambiente y el sistema.

 

2. Limites: Los límites de un sistema separan y demarcan el ambiente respecto del sistema; un sistema existe dentro de sus límites y todo lo que esta fuera de esos limites constituye su ambiente.                                                                                

(En un Sistema abstracto los límites son determinados de acuerdo al nivel de percepción, intención y objetivos del observador respecto del funcionamiento interno del sistema)

 

3. Entradas y Salidas: Una entrada es cualquier ingreso del ambiente al sistema, y una salida es cualquier elemento que sale del sistema, atravesando los límites hacia el ambiente. ( En ciertos sistemas se genera una corriente de control en las entradas de modo que detecte los errores previamente a su ingreso)

Estudiar un sistema analizando únicamente sus entradas y salidas constituye un método llamado caja negra. Se estudia algún sistema sobre la base de caja negra cuando no se puede determinar lo que hay dentro, o cuando su determinación resulta costosa o muy difícil.

 

4. Subsistemas: Cuando un componente de un sistema es en si mismo un sistema, se lo llama subsistema. Cada sistema esta compuesto por subsistemas, los cuales a su vez son partes de otros subsistemas.

Dentro del sistema debe existir algún medio de transferencia de la información que representan estas salidas, de manera que cada subsistema pueda realizar su trabajo interactuando con los demás. Estas interacciones e interconexiones entre los subsistemas se llaman interfases. (Una nota de pedido seria una interfase entre el sistema de cliente y el sistema de comercialización).

 

5. Retroalimentación: En su forma más simple las salidas de un sistema son comparadas con las salidas esperadas, y cualquier diferencia origina una entrada al proceso para que se ajusten sus operaciones, a fin que la salida se acerque a la esperada.

 

En todo proceso de control existen entonces elementos esenciales que son los siguientes:

 

1. Un objetivo establecido ( meta, propósito, norma)
2. Un sensor para efectuar la medición del rendimiento
3. Un dispositivo comparador para determinar las diferencias respecto de 1
4. Un activante para corregir y ajustar

 

El objetivo de los Sistemas de Información Contable y Económica son: Planificar adecuadamente sus relaciones, realizar con máxima eficiencia la gestión y controlar oportunamente los resultados.

 

Clases de Sistemas

 

A)      Sistemas Abiertos y Sistemas Cerrados

 

Los sistemas abiertos son los que intercambian información, materiales y energía con su ambiente. Presentan la característica de ser adaptativos respecto a los cambios que se producen en su ambiente; esto es ase ajustan a los cambios de su medio ambiente de forma tal de preservar su existencia. (este mecanismo de respuesta y adaptación de los sistemas al medio ambiente se llama homeostasis)

En cambio, los sistemas cerrados son auto contenidos, no interactúan con el medio ambiente.

 

B)      Sistemas Deterministicos y Sistemas Probabilísticos

 

Cuando un sistema trabaja de una manera previsible, cuando la interacción de sus elementos se conoce con certeza y cuando la evolución del mismo se puede determinar con precisión a partir del conocimiento de su estado actual y de sus operaciones, se dice que el sistema es determinístico.

En cambio, en un sistema probabilistico no se conoce con certeza su comportamiento, por lo que hay que estudiarlo en función de su actuación probable.

(Por ejemplo un Sistema de determinación de Ventas futuras)

 

C)      Sistema Hombre-Maquina

 

El concepto de un sistema hombre-maquina implica que en el cumplimiento de un objetivo alguna tareas son ejecutadas por maquinas y otras son realizadas por el hombre.

 

 

Información Económica y Contable

 

Información Contable es el producto del Sistema de Información Contable

Información Económica es la información que estudia la asignación de recursos

 

La adquisición de conocimiento se produce a través del aprendizaje, y su instrumento eficaz es la información. Por lo que resulta que la información es el canal por el que de un modo más o menos sistemático se desliza el conocimiento.

Un elemento esencial es el lenguaje que puede ser definido como el medio de expresión que deforma a la información, poniendo en signos externos entendibles los conceptos teóricos que se desean transmitir.

 

Para que la Información sea eficaz debe tener 4 características básicas:

 

1. Oportunidad: La información debe estar disponible en el momento que se la necesita
2. El adecuado reflejo de la realidad: La información debe ser lo mas fidedigna posible respecto de la realidad a la que intenta describir
3. Confiabilidad ( ver mas adelante)
4. La coherencia de los contenidos: La información debe estar preparada y presentada de modo que pueda ser aprehendida y comprendida.

 

Los Sistemas de Información son Confiables si tienen una serie de pasos:

 

1. La recopilación de datos: La calidad de los datos relevados convalida la calidad de la información emitida
2. El Procesamiento de los datos relevados: Mediante el uso de Hardware y Software preparado ad-hoc
3. La emisión de Información: Los receptores de la Info requerirán que la misma sea emitida atendiendo a las características propias de su lenguaje.
4. El Análisis Crítico y la Evaluación: La info al ser utilizada tiene que ser analizada y evaluada críticamente.
5. La Distribución de la Información: Se refiere al grado de detalle, al modo de distribuir la información para que llegue a quien debe llegar en el momento en que debe hacerlo y el nivel de confidencialidad que es necesario preservar.
6. La Retroalimentación
7. La Modificación de los Parámetros de Control: El paso anterior y este permiten el seguimiento dinámico de las acciones y la corrección de los rumbos fijados, cuando estos no fueron los adecuados.
8. La Toma de Decisiones

 

Los errores más frecuentes en el manejo de la Información

 

Algunos aspectos negativos, que pueden ser expresados como los errores que con mayor frecuencia se presentan cuando del manejo de Información se trata:

 

• El Exceso de Información: La existencia de grandes cantidades de informaciones diferentes y de todo tipo, redundantes y muchas otras no utilizadas.
• La Generalización Extrema: La presunción generalizada de la existencia de ciertos sobreentendidos (que muchas veces no lo son tanto) que pueden llevar a motivar errores de compresión o interpretación.
• El Exactismo: La Información debe brindar una razonable visión de la realidad que intenta describir, y no necesariamente una exacta descripción de la misma, si los objetivos perseguidos con su uso no ameritan tal grado de precisión.

 

Focos de Atención de la Información Contable

 

Desde una Perspectiva Situacional de la empresa dentro del entorno en que actúa, podemos identificar dos tipos básicos de información: la información interna y la información del contexto.

 

Desde una Perspectiva Temporal es posible clasificarla como reflejando el pasado, el presente y el futuro de la operación

 

Desde una Perspectiva Operacional, encontramos información patrimonial, económica y financiera

 

Desde una Perspectiva Funcional, tenemos información para el planeamiento, para el control y para la toma de decisiones.

 

 

La Información Contable debe ser UTIL, para ello debe cumplir 3 condiciones:

 

• Anticipar posibles cursos de acción
• Evaluar realidad y comparar con previsión
• Decidir sobre acciones correctivas

 

 

 

Valor de la Información ( Rodolfo Perez, “Como Decidir”)

 

Para poder determinar el valor de la información debemos preguntarnos que esperamos de ella.

Suele decirse que la información perfecta es la que proporciona certeza. En consecuencia parecería que la información que buscamos cambiara nuestro problema de decisión pasándolo de una situación aleatoria a una situación bajo certeza. Una situación bajo certeza, contiene un solo estado posible del suceso.

 

Afirmamos que la información perfecta solo nos conduce a los mejores resultados y no modifica la estructura aleatoria de la decisión. Entonces aparece como razonable determinar la ganancia esperada de los mejores resultados (máximo posible a ganar si siempre el pronostico acertara) y compararla con la máxima ganancia esperada con la información disponible.

La diferencia entre estos valores representa el máximo que podemos incrementar nuestra ganancia esperada por medio de la información.

Como este análisis lo hacemos con respecto a la información perfecto es obvio que debe pagarse menos de este valor si sospechamos, como ocurre siempre, que la información no será perfecta.

 

 

Bibliografía:

 

Volpentesta “Estudio de Sistemas de Información”  Cap 1 y 2

Rodolfo Perez, “Como Decidir”

Faga Cap 2 y 3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mario Bertoletti “Economía de la Información”

 

Modelo Cuantitativo del cálculo del Valor de la Información

 

La información es un recurso de las organizaciones. Todo recurso se caracteriza porque tiene un valor y un costo. Su valor es la contribución al alcanzar los objetivos de la organización.

Se define a la utilidad de la información como la diferencia entre el valor y el costo de la información.

 

Como casi todos los recursos de una organización, la información presenta el conocido fenómeno de los rendimientos decrecientes: pasado un cierto nivel de información, incrementos de ella producen incrementos del valor de la información cada vez menores.

 

La información tiene valor porque reduce nuestra incertidumbre acerca de la naturaleza del mundo que nos rodea. Esa es la función y ese es el valor de la información: reducir nuestra incertidumbre acerca del mundo que nos rodea y por lo tanto permitirnos tomar mejores decisiones.

La dimensión de un sistema de información es óptima cuando el valor incremental de la información iguala a su costo incremental.

 

Teoría de la Decisión

 

Podemos decir que decidir es elegir uno entre varios modos alternativos de actuar. Hay que decidir cuando hay que hacer algo, pero hay más de una manera diferente de hacerlo.

 

(Mirar Trabajo Practico Sobre Análisis de Decisiones)

 

El criterio de decisión del valor esperado puede enunciarse así: elegir la alternativa que maximice el valor esperado de la utilidad. Es decir, hay que calcular el valor esperado de cada alternativa y elegir aquella que tenga mayor valor esperado.

En este problema de decisión las probabilidades asignadas a los diferentes estados juegan un papel fundamental. Si esas probabilidades cambiasen, nuestra decisión podría modificarse.

 

Decisión Óptima con Información

 

Si se ha obtenido información, la decisión óptima del problema de decisión original puede cambiar. Para saber cual es la nueva decisión óptima es necesario calcular los valores esperados de todas las alternativas con las probabilidades a posteriori de los estados de la naturaleza y elegir aquella alternativa que tenga el mayor valor esperado.

 

Valor de la Información

 

Definimos el valor de la información como el incremento del valor esperado causado por la información. El valor de la información es la diferencia entre el valor esperado con las probabilidades a posteriori y el valor esperado de la alternativa óptima con las probabilidades a priori.

 

Vale aclara que la Información es conveniente si:

 

1. Modifica nuestro conocimiento a priori del mundo que nos rodea
2. Incrementa el valor esperado de una decisión que es función de ese conocimiento del mundo
3. El incremento del valor esperado de la decisión es mayor que el costo de la información

 

Si al menos alguna de las tres condiciones no se cumple, no es económicamente conveniente el uso de dicha información.

 

La información no tiene valor per se, sino en función del problema a que se aplica. Podríamos extender la conclusión y decir que el valor de la información depende de quien decide.

El valor de la información crece cuanto mejor la utiliza el destinatario de la información.

 

 

Criticas al Modelo

 

El modelo formado por las matrices de decisión e información y el método de cálculo del valor de la información es un modelo cuantitativo que tiene ciertas deficiencias. Las principales son las siguientes:

 

• El modelo es estático en el sentido de que no toma en consideración el efecto de la acumulación de información en el tiempo
• Es difícil de aplicar, es difícil encontrar la estructuración de la matriz de decisión, la estimación de las probabilidades a priori y la estructuración de la matriz de información.
• El modelo incluye el criterio de decisión del valor esperado que es recomendado especialmente para decisiones repetidas y de importancia económica limitada. Este no es el caso de la mayoría de las decisiones de alto nivel.

 

Modelo Cualitativos del cálculo del valor de la Información

 

La Información tiene valor si tiene los siguientes atributos:

 

• Pertinente: Información tiene relación concreta con objeto de estudio, y siendo así tiene valor confirmatorio.
• Confiable: Aproximación a la realidad y verificable
• Neutral: Ausencia de sesgos y medición contable objetiva
• Esencial, comprensible, comparable, volumen, oportuna, etc.…

 

(Son los requisitos de la información Contable)

Capitulo 5 “Sistemas de Información en las Organizaciones”

 

La Contabilidad es distinta del Sistema Contable. Mientras la Contabilidad es la disciplina técnica-científica que comprende cosas de carácter general, el Sistema Contable tiene normas normas, procedimientos que apuntan a un propósito específico.

 

Enfoque de los Sistemas Contables

 

Enfoque Comunicacional: Utiliza metodologías para crear Sistemas de Información que traten selectivamente los circuitos funcionales de la empresa

 

Enfoque Decisional: Busca comunicar información para que los niveles jerárquicos tomen decisiones con racionalidad económica

 

Enfoque Conductista: Tiene como propósito ejercer influencia sobre la acción (como bajar la estrategia de los niveles superiores a los mas bajos)

 

Sistema de Información se puede definir como un extenso sistema integrado y coordinado de personas, equipos y procedimientos que transforman los datos en información, a fin de apoyar las actividades de las organizaciones tales como las operaciones, la administración y la toma de decisiones, de modo que aquellas se desarrollen mas eficientemente.

 

El Sistema de Información y el Procesamiento Electrónico de Datos (P.E.D)

 

Lo que determina si se requiere la inclusión del PED en una organización o en algunos sectores de ella, es si el sistema existente puede ser mejorado con la incorporación de esa tecnología. En teoría si un sistema manual produce resultados eficientes y útiles, no habrá motivo para la incorporación de computadoras. Pero ante un crecimiento en el volumen de las operaciones o un aumento en la complejidad de los procedimientos o una mayor interrelación de las actividades, con la incorporación de un sistema de PED se pueden obtener importantes mejoras.

 

Componentes de un Sistema de Información

 

• Hardware: Los dispositivos electrónicos y electromecánicos que producen datos. El hardware se puede referir a una unidad o a todos los instrumentos que se usan en un sistema de computación
• Software: Serie de conjunto o series de instrucciones, métodos o procedimientos y lenguajes, que permiten usar la computadora
• Procedimientos: Son métodos operativos claros que determinen de que manera se van a usar los recursos del sistema, con el fin de satisfacer los requerimientos de las personas que usen de el. ( habitualmente están en manuales de operaciones)
• Personas: Se los conoce como usuarios, aquella persona que o bien es responsable del ingreso de datos e instrucciones al sistema, o bien utiliza información producida por el sistema. Esto los distingue entre usuarios directos e indirectos.
• Base de Datos: Es un conjunto integrado de datos almacenados en diferentes registros. Un registro es un conjunto completo de datos relacionados pertenecientes a una entrada.

 

Funciones de los Sistemas de Información

 

1. Procesar Transacciones: Dentro de esta función se encuentran las siguientes tareas:

 

1.1         Recolección de Datos: Los sistemas de información procesan entradas de datos; precisamente la entrada de datos se produce en todas las transacciones rutinarias que a diario se realizan en la organización

 

Asociado con la recolección de datos hay tres aspectos relevantes:

 

1.1.1          Método de Captación: Es la primer etapa en la recolección de datos. Se puede realizar manualmente o por identificación automática que permite capturar datos en forma rápida por ejemplo OCR, banda magnética.

Los datos deben ser capturados lo mas cercado posible, tanto en tiempo como en espacio de la fuente de transacción. Puede ser muy difícil y en ocasiones imposible, regresar y capturar datos luego que una transacción ya ocurrió.

 

1.1.2          Registro: Para que los datos captados puedan ser utilizados, se deberán registrar de acuerdo a las características del equipo utilizado por el sistema, a fin que sean utilizables por dicho sistema

 

1.1.3          Volumen de Datos recolectados: El volumen de datos que se genera en una organización es realmente importante, y el sistema de información debe capturarlos a todos.

 

 

2. Crear y Mantener Archivos

 

2.1         Identificación de datos: Los datos archivados deben identificarse para posibilitar su posterior recuperación. A estos elementos individuales de los archivos se los llama campos. Cada datos se identifica con un nombre y un valor asociado a el.

 

2.2         Clasificación de Datos: Cuando se registra una transacción, se debe efectuar sobre esta una clasificación en base a algún o algunos atributos de la misma, de modo que invocando dicho atributo a posteriori, la información pueda ser recuperada.

 

3. Producir Informes

 

Dentro de las salidas posibles la producción de informes adquiere especial significatividad. Toda salida de un sistema de información debe alcanzar uno o más de los siguientes objetivos:

 

• Expresar información relacionada con actividades pasadas, estado actual o proyecciones para el futuro
• Señalar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias.
• Iniciar una acción
• Confirmar una acción

 

Dentro de esta función de emisión de informes se deben producir dos procesos sumamente importantes a fin de aumentar la eficiencia en la utilización de los informes:

 

3.1         Filtrado de Información: Los Sistemas de Información deben contar con algún modelo que permita filtrar del volumen total de datos recolectados, aquellos que no proporcionen una información de real utilidad para los usuarios de esa información.

 

3.2         Condensación de Información: Las personas se manejan mejor con formatos reducidos de información que con informes extensos.

 

Dentro de un Sistema de Información se puede distinguir distintos tipos de informes: Informes periódicos, Informes de Datos Críticos, Informes al Instante, Informes de Excepción, Informes a Medida.

 

 

Volpentesta define a los Sistemas de Información en 2 Ópticas:

 

• Sistemas de Información orientados hacia las actividades administrativas y la toma de decisiones.

 

• Sistemas de Información orientados hacia las funciones organizacionales

 

 

Sistemas de Información Orientados hacia las actividades administrativas y la toma de decisiones

 

A)      Sistema de Procesamiento de Transacciones (SPT)

B)      Sistema de Información Administrativa (SIA)

C)      Sistema de Apoyo para la toma de decisiones (SAD)

 

 

A)      Sistema de  Procesamiento de Transacciones (SPT)

 

Una transacción es cualquier tarea, actividad o suceso, ya sea generado internamente o fuera de la organización, que afecta a esta.

Los SPT tienen el objetivo de mejorar la eficacia y la eficiencia en el desarrollo de las actividades rutinarias de una organización.

Los datos de tales transacción se almacenan para su uso posterior: para tenerlos registrados en otra transacción posterior; para establecer comparaciones; para emitir informes. Vale decir que los archivos de datos existentes también se usan como entrada de los STP

 

Los SPT proveen básicamente dos salidas. Una es la confección de documentos: facturas por ventas, notas de créditos, recibos. La otra salida son los informes de operaciones, que son resúmenes establecidos como salida rutinaria, que sintetizan la información de las transacciones realizadas por el sistema.

 

Los SPT tienen cinco actividades durante el manejo de las transacciones:

 

• Operaciones Matemáticas: Los datos obtenidos son sometidos a una serie de cálculos, a fin de obtener resultados útiles de acuerdo a cada operación.
• Clasificación: Es el agrupamiento de datos según alguna condición particular
• Ordenamiento: Es el proceso por el cual los datos se disponen según una secuencia o sucesión pre-determinada
• Síntesis: La gran cantidad de datos de las transacciones se sintetizan de modo de poder obtener una presentación mas breve y concisa
• Almacenamiento: Las organizaciones mantienen almacenados gran cantidad de registros de eventos y operaciones que afectan su desempeño.

 

Las características de estas transacciones permiten establecer procedimientos rutinarios que determinan para cada transacción, cuales son los datos a buscar y que procesos y operaciones realizar.

 

 

B)      Sistema de Información Administrativa (SIA)

 

Como SIA se conoce al manejo de los datos orientados a tomar decisiones y resolver problemas por parte de los administradores.

Al ser posible la identificación de los requerimientos de la información ante decisiones que con cierta frecuencia vuelven a presentarse, el SIA, dispone la elaboración de esos informes y reportes con forma y contenido preestablecidos, con la frecuencia solicitada, y en los cuales se van incorporando los nuevos detalles aparecidos desde la ultima vez que se brindo información.

 

C)      Sistema de Apoyo para la Toma de Decisiones (SAD)

 

EL SPT esta orientado hacia las operaciones. Por el contrario el SIA ayuda a los administradores a resolver problemas y tomar decisiones altamente estructuradas. En tanto el SAD esta dirigido a aquellas decisiones que no son de naturaleza recurrente y que posiblemente no vuelvan a presentarse. El SAD ayuda a directores y administradores a tomar este tipo de decisiones que implican situaciones únicas, no muy estructuradas.

 

Es muy difícil diseñar con anticipación tanto la forma como el contenido de los informes necesarios, por lo que el SAD debe tener mucha mas flexibilidad que los otros sistemas de información en lo referido al acceso a la base de datos y a otras fuentes externas de datos.

El SAD apoya, ayuda, pero de ninguna manera reemplaza el criterio del decidor.

 

Una función que tiene el SAD es la de crear nueva información, analizando la que se posee mas la incorporación de datos proporcionados por otras fuentes. Esta creación de información surge de interrelacionar todos esos datos en un modelo que permita proporcionar información adicional a la utilizada par armar dicho modelo.

 

Las Herramientas del SAD son: Un mecanismo de Interfaz (como se relaciona), Subsistemas de Datos (Medio para recuperar datos mediante un sofá especial) y Subsistemas de Modelos (almacena y recupera el modelo requerido).

 

 

 

Sistemas de Información Orientados hacia las Funciones Organizacionales

 

A un sistema de información también se lo puede clasificar en relación a las funciones organizacionales que utilizan su información. (Por función se entiende a una serie de actividades relacionadas en forma cercana, como ser finanzas, producción, comercialización, recursos humanos).

Las características distintivas de cada función hace que estas tengan necesidades especificas de información por lo que podría llegar a considerarse un sistema de información de ayuda para cada una de ellas.

De esta manera un sistema de información queda conformado como una asociación de sistemas de información diseñado para apoyar los subsistemas funcionales de la organización. Cada subsistema funcional necesita las aplicaciones para poder realizar todo el procesamiento de información vinculado con dicha función.

 

 

Sistemas de Apoyo a Decisiones y Sistemas Expertos

 

Estos dos Sistemas están relacionados entre si porque se usan en decisiones no estructuradas; esto lleva que el Sistema Experto se desprenda del Sistemas de Apoyo a Decisiones para problemas no estructurados y alta incertidumbre.

 

Sistemas Expertos: Son reglas que imitan el conocimiento humano. Contienen bases de conocimiento con reglas empíricas.

(Heurística: reglas prácticas que se crearon a través de las experiencias)

Existen dos tipos de Sistemas Expertos: Basados en Reglas y Basados en Marcos

 

Sistemas Expertos Basados en Reglas

 

El área del conocimiento se establece como un sistema de reglas que son verificadas contra hechos que describen la situación real (Si A entonces B)

Produce cadenas de inferencia, que son como el sistema uso reglas para extraer conclusiones.

 

Sistemas Expertos Basados en Marcos

 

Los marcos son estructura de Datos, y estos marcos son redes de nodos y relaciones organizadas con cierta jerarquía.

(Ejemplo, el caso de organizaciones que tienen muchas inversiones en el mundo, muchos sistemas de información y grandes estructuras de datos y deciden sobre una o sobre otra en cualquier momento y puede tener impacto sobre otras inversiones)

 

 

El Sistema de Información como Ventaja Competitiva  (del Libro de Porter que habla de Cadena de Valor)

 

Las tecnologías de la Información incluyen computadoras, la robótica, bases de datos, comunicaciones, etc.; estas tecnologías de la información asociadas a Sistemas de Información afectan la competencia de 3 maneras distintas:

 

1. Modifican estructuras del sector, alterando reglas de la competencia ( tiene fuerte impacto en negociación entre compradores y proveedores)
2. Crea ventajas competitivas al dotar a empresas de nuevos medios para superar a competidores
3. Origina negocios nuevos (Negocios en Internet, transmisión de Imágenes, etc.)

 

 

Bibliografía

 

Volpentesta Cap 5

Seen Cap 13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Capitulo 6  “Sistemas de Información – Metodología de Estudio “

 

El estudio de sistemas es el proceso en el cual se determinan las necesidades de información para la toma de decisiones y el desarrollo de las actividades administrativas de cada nivel de la organización y se estudian los procesamientos de transacciones con el objetivo de aumentar la eficiencia general de la organización.

 

Las actividades específicas que se desarrollan en un estudio de sistemas son numerosas y variadas, entre ellas:

 

1. Comprender situaciones en donde se supone que puede aumentarse la eficiencia
2. Determinar las necesidades de información que los centros de decisiones necesitan para el proceso de toma de decisiones; forma de presentación, frecuencia, etc.
3. Establecer que tipos de informes y reportes se requieren para desarrollar las demás actividades administrativas
4. Obtener información sobre operatorias y procedimientos rutinarios a fin de establecer con precisión como trabajan.
5. Examinar críticamente la situación actual para detectar errores o fallas que puedan subsanarse, elaborando un estado del problema
6. Determinar las alternativas posibles ponderando en cada una su aporte a la solución de los problemas y la relación costo-beneficio de su implantación
7. Diseñar el sistema o las modificaciones al mismo que satisfagan todos los objetivos considerados durante el desarrollo del estudio de sistemas.
8. Verificar como se implementa el sistema o sus modificaciones por parte del personal de línea, estableciendo los mecanismos necesarios para permitir el seguimiento de la implementación y el posterior mantenimiento.

 

Características del Estudio de Sistemas

 

1. Identificación de Problemas: El hombre de sistemas debe efectuar su trabajo en contacto con las personas que realizan sus tareas en las organizaciones. Estas personas tienen la sensibilidad de sus problemas pero en muchas oportunidades les resulta difícil explicarlos; o el problema no era el señalado.
2. El estudio de sistemas trata de comprender y conocer una situación para determinar si sobre la misma pueden efectuarse cambios que la mejoren y en definitiva, mejoren el conjunto.
3. El trabajo de sistemas de desarrolla en forma de staff por lo que los resultados del estudio se transforman en recomendaciones que el personal de línea debe implementar. Por ese motivo es fundamental que dicho personal se integre desde el primer momento, de modo que su participación activa los motive a fin de comprender claramente los objetivos del estudio, haciéndolos participes de las decisiones que al respecto se vayan tomando.

 

Problemas que se pueden presentar al realizar un Estudio de Sistemas

 

Desinterés del personal clave, Resistencia al Cambio, Conflicto de Intereses, Apego al Sistema Antiguo

Metodologías para el Estudio de Sistemas

 

Un Estudio de Sistemas, algunas veces también llamado desarrollo de sistemas o proyectos de desarrollo de sistemas, se apoya en una metodología y en un conjunto de herramientas y técnicas para poder realizar la síntesis, el análisis, el diseño y la implementación.

Una metodología se define como una disposición lógica y secuencial de pasos y procedimientos orientados hacia el desarrollo de una tarea.

 

Existen 3 enfoques metodológicos diferentes:

 

1. Metodología del Ciclo de Vida
2. Metodología del Análisis Estructurado
3. Metodología del Diseño Evolutivo ( o Desarrollo de Prototipos)

 

 

Metodología del Ciclo de Vida

 

A la metodología del Ciclo de Vida se la considera compuesta por 3 etapas: Análisis, Diseño e Implementación. En nuestro caso, se le agregara en esta exposición una primera etapa de Síntesis.

 

Esta metodología es especialmente apropiada para aquellos estudios en los cuales los requerimientos del sistema son predecibles debido a su alta estructuración.

También permite manejar es estudio como un proyecto en el cual una de las etapas del desarrollo esta bien definida, por lo que también esta metodología resulta apropiada para la creación de grandes sistemas.

 

Etapas y Fases del Ciclo de Vida

 

La metodología del Ciclo de Vida consta de cuatro etapas que a su vez están formadas por distintas fases, donde cada una de ellas desarrolla distintas actividades y obtiene resultados concretos.

 

1. Etapa de Síntesis

 

Fases: Investigación Preliminar

 

La realiza una persona de la empresa o una ajena a ella; su actividad es realizar un estudio sobre un sistema actual para tratar de mejorarlo o la creación de uno. Lo anterior puede comenzar por la detección de amenazas, como por el aprovechamiento de oportunidades.

Esta es una fase introductoria que no aporta alternativas de solución, más bien permite a la gente de sistemas comprender la solicitud del estudio a fin de elaborar un panorama sincrético, en base al cual se determina por  medio del estudio de factibilidad, la aceptación o rechazo del trabajo.

 

 

 

Los resultados son los siguientes:

 

1. Definir el Objeto de Estudio: Se define el objetivo del estudio como las tareas que va a involucrar. (que se requiere y porque motivos).

 

2. Trazar el Panorama Sincrético: Para trazar el  Panorama Sincrético hay que hacer una búsqueda de información que abarque los aspectos de la organización y su ambiente y de esta manera comprender el suprasistema que contiene el sistema que va a ser estudiado.

Por ejemplo algunos aspectos de la organización:

 

Estructura de la Organización: Responsabilidades de cada unidad, forma de trabajar, etc.

Tipo de Organización: Comercial, Industrial, Procesos, De quien depende, antigüedad, etc.

Actuación Pasada y Presente: Sus objetivos pasados y posibilidades en el presente y futuro

Ambiente de la Organización: Competidores, mercados, características del mercado….

 

3. Evaluar la Factibilidad: Aclara los riesgos o beneficioso que puede llegar a ser el sistema en estudio. Tipos de Factibilidad

 

Factibilidad Técnica: Evalúa si los medios técnicos existentes son los apropiados para la implementación del sistema.

Factibilidad Operativa: Si va a ser usado el nuevo sistema de info en la org, si están capacitados para hacerlo funcionar.

Factibilidad Económica: Determinar si los beneficios relativos al nuevo sistema son mayores a sus costos

Factibilidad Organizativa: Grado en que los distintos rangos de la organización tiran para el mismo lado (Interpretar el clima y la cultura organizacional)

 

4. Aceptar o Rechazar el Estudio: Se basa en los resultados y conclusiones del estudio de Factibilidad. Si el estudio es aceptado, se debe describir el mismo, establecer fechas de inicio y finalización de las tareas y un detalle de los recursos necesarios en cada etapa del mismo.

 

Herramientas y Actividades para Desarrollar la etapa de Síntesis

 

Entrevistas: Solo se consideran entrevistas con personal técnico o ejecutivo. Sirve para conocer las reales motivaciones y problemas.

Observación y Visitas: Lo realiza la gente de Sistemas para obtener una visión global de la organización.

Revisión de Documentos y Antecedentes: Organigrama, Estado de Situac Patrimonial, Restricciones Legales, ventas, etc.…

 

 

 

 

 

 

2. Etapa de Análisis

 

Fases: 1) Investigación Detallada

 

Es el estudio que se realiza sobre un sistema actual de la organización para determinar donde son necesarios los cambios que la mejoren. Interesa estudiar el sistema actual para comprender las necesidades y requerimientos del nuevo sistema.

La única forma de poder investigar cuales son las necesidades y requerimientos es estudiando el sistema actual, recopilando todos los datos relacionados a este.

 

Las características de la Información Reunida debe tener la cantidad suficiente, ni en exceso ni en defecto; las fuentes de la información (de personas directas de la organización) y la precisión de la misma.

 

Técnicas de Relevamiento de Información

 

Entrevistas: Se detectan problemas. Se puede tomar ideas de los entrevistados. Brindan información cualitativa y cuantitativa. Se oculta información en algunos casos, por eso son necesarias más herramientas.

(La entrevista puede ser estructurada y no estructuradas, debe se clara, apropiada, etc….)

Cuestionario: Preguntas referidas al tema. Gran cantidad de información. Respuestas confiables. Gran cantidad de preguntas. La entrevista tiene más calidad.

Se usan cuando hay que entrevistar a mucha gente, son en forma anónima habitualmente y pueden ser cuestionarios abiertos o cerrados.

Revisión de Registros y Documentos: Ejemplo Manuales de Procedimiento, grafica de flujos de datos, esto le permite a sistemas ver como debería funcionar la organización, pero quizás no sea la realidad. ( no malo es que a veces estos documentos están desactualizados).

Observación Personal: Se obtiene información en el mismo momento en que se genera. Se pueden ver como funcionan las cosas.

Lo malo es que el que haya alguien observando hace cambiar el ambiente del trabajo (la observación puede ser participativa o externa).

 

Técnicas para Registrar la Información Reunida

 

Árboles de Decisión

 

Se expresa como una sucesión encadenada de condiciones que desembocan en una acción.

El árbol de decisión permite a las personas de sistemas reducir la probabilidad de olvidarse alguna decisión y las decisiones tomadas se hacen en una secuencia lógica.

Toma el nombre de árbol pues a partir de un punto inicial de decisión ( raíz) las diferentes alternativas ( condiciones) forman los brazos que a medida que vayan contemplando nuevas condiciones, van generando bifurcaciones que se asemejan a ramas, llegando finalmente a la acción a tomar en el final de cada combinación de condiciones.

 

 

 

 

Tablas de Decisión

 

Son matrices donde se vuelcan en columnas y filas las condiciones y las acciones.

Tabla de Entrada Limitada: Son aquellas en que los valores de las condiciones pueden ser únicamente SI o NO y las condiciones se escriben en forma de pregunta. Mientras que los valores de las acciones se coloca en cada una X

Tabla de Entrada Extendida: Las condiciones pueden asumir más de dos valores y las acciones en vez de valorarse con una X se les coloca la acción específica a efectuar.

Tabla de Entrada Mixta: Se combinan en una misma tabla características de las dos tablas anteriores.

 

Encadenamiento de Tablas: Cuando los problemas a resolver son muy complejos se puede recurrir a otra tabla y esta se llama encadenamiento. Estas tablas pueden ser:

Abiertas: Una de sus acciones es la transferencia de información a otra

Cerradas: Reciben de otra instrucciones de ejecución de acciones y una vez cumplida, la ultima acción es retornar a la tabla anterior.

 

( Ver Prácticos)

 

Lenguaje Estructurado

 

Se utilizan para procesos no tan complejos, se expresan por medio de acciones directas como “ sumar facturas, luego archivarlas”.

Esta técnica es de rápida construcción y aplicación. Se presenta bajo 3 formas básicas:

 

Estructura Secuencial: Cualquier paso o instrucción dentro de un proceso que no depende de ninguna condición para ser llevado a cabo, y que no presenta repeticiones dentro de ellos.

Estructura Decisional: Cuando ante una condición se puede emprender mas de una acción es necesario utilizar la estructura decisional.

Estructura Iterativa: Operaciones que se repiten una y otra vez hasta que se logre un determinado resultado o mientras se presenten ciertas condiciones.

 

Cursogramas

 

Son la representación grafica de las rutinas o procedimientos administrativos, es decir representan en forma analógica las secuencia