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Infoeconomicas.com.ar .: Administracion II .: Diseño Organizacional - Mintzberg

Diseño Organizacional - Mintzberg

DISENO ORGANIZACIONAL - Henry Mintzberg -

El diseño organizacional es importante para el desarrollo de las funciones de

una empresa.

Se plantean 5 configuraciones naturales, siendo cada una de ellas una

combinación de ciertos elementos estructurales y situacionales, que son como piezas

de un rompecabezas . Tratar de combinar elementos de diferentes combinaciones no

produce buenos resultados.

No se debe suponer que todas las organizaciones son iguales, es decir, un

conjunto de componentes que se pueden quitar o agregar a voluntad.

La organización efectiva es aquella que logra coherencia entre sus

componentes y que no cambia un elemento sin evaluar las consecuencias en los

otros.

El argumento de Mintzberg es que las características de las organizaciones caen

dentro de agrupamientos naturales o configuraciones. Cuando no hay acomodación o

coherencia, la organización funciona mal, no logra armonía natural.

Derivación de las Configuraciones

Se plantean cinco componentes básicos:

1) Cúspide estratégica o administración superior: es la persona que tuvo la idea

que dio origen a la organización.

2) Centro operativo: que esta compuesto por las personas que realizan los

trabajos medulares o básicos de la organización.

3) Línea Media: administradores intermedios entre el ejecutivo superior y los

operarios.

4) Estructura técnica: son los analistas que diseñan sistemas referidos al

planteamiento formal y al control del trabajo.

5) Personal de apoyo: proporcionan servicios indirectos al resto de la

organización.

No todas las organizaciones requieren de los 5 componentes.

El propósito fundamental de la estructura es coordinar el trabajo que se ha

dividido.

Tipos de Estructura

A)

supervisión directa. Mínimo de personal y de línea media.

B)

que hace que sea creada toda la estructura administrativa.

C)

por lo que se necesitan profesionales altamente entrenados en el centro operativo y

considerable personal de apoyo. La estructura y línea media no soy muy

elaborados.

D)

estandarización de productos de distintas unidades de producción. La línea media

de cada una de estas unidades o divisiones tiene gran autonomía.

E)

trabajos a trabes de equipos y coordinados mediante el compromiso común.

Tienden a desaparecer la línea y el personal de apoyo ( staff ).

Estructura Simple: la coordinación la lleva la cúspide estratégica medianteBurocracia Mecánica: coordinación a través de la estandarización del trabajo loBurocracia Profesional: coordinación a trabes del conocimiento de los empleados,Estructura Divisionalizada: coordinación se lleva a cabo mediante laAdhocracia: organizaciones mas complejas, en que se requiere la combinación de

ESTRUCTURA SIMPLE

Formada por uno o pocos administradores y un grupo de operarios que realizan

el trabajo básico.

La mas común: organización del pequeño empresario.

Se caracteriza por la ausencia de elementos. Solo una pequeña parte de los

comportamientos están estandarizados o formalizados y el planeamiento es mínimo.

Hay poca necesidad de analistas asesores.

Pocos administradores de línea media, pues la coordinación la realiza la

administración superior.

Por lo general es una organización flexible debido a que opera en un medio

dinámico.

El control es altamente centralizado.

Por lo general organizaciones jóvenes y pequeñas.

BUROCRACIA MECANICA

Es la consecuencia de la industrialización, donde se enfatiza la estandarización

del trabajo.

Elabora su administración.

Necesita muchos analistas para diseñar y mantener sus sistemas de

estandarización. La dependencia que se genera de estos les otorga un cierto grado de

autoridad informal ( lo que genera cierta diferenciación horizontal ).

Surge una amplia jerarquía en la línea media para la supervisión del trabajo y

para solucionar los conflictos que nacen inevitablemente de la departa mentalización.

En general: Centralizada verticalmente, con la autoridad formal concentrada en

la cúspide.

Amplio staff de apoyo debido a que necesita de estabilidad para operar.

Integración vertical ( productores y consumidores de servicios simultáneamente ).

Mas común en empresas grandes, maduras y con sistemas de producción

masivos.

En general, empresas controladas externamente.

Grandes problemas: trabajo repetitivo y embrutecedor, enajenación, obsesión

por el control. Maquinas hechas para propósitos específicos.

UES: Compañías automotrices, de seguros, ferrocarriles. McDonald’s.

BUROCRACIA PROFESIONAL

Se apoya en la estandarización de conocimientos y habilidades, mas que en

procesos. Hospitales, universidades.

Se depende de profesionales bien entrenados para realizar las tareas operativas

se entrega poder no solo a ellos sino a quienes los seleccionan y adiestran.

La estructura es muy descentralizada. Los profesionales trabajan en forma

independiente.

Se necesitan pocos administradores de primera línea.

Personal de apoyo es grande, realizando el trabajo simple y rutinario que los

profesionales no quieren hacer.

Es mas efectiva para organizaciones insertas en medios estables, pero

complejos.

Estandarización es fortaleza y debilidad a la vez. Permite a los profesionales ser

efectivos y eficientes, pero crea problemas de adaptación. No es una estructura para

innovar, sino para perfeccionar lo ya sabido. Si el medio es estable funcionara bien.

Democrática y de gran autonomía ( las dos cosas que hacen que haya estado

de moda a principios de los 80 ).

ESTRUCTURA DIVISIONALIZADA

Es una serie de entidades mas bien independientes que se encuentran unidas

por una administración suelta. A diferencia de la burocracia profesional, las divisiones

se encuentran en la línea media y no en el centro operativo ( como los profesionales ).

A diferencia de las otras cuatro, no es una estructura completa, sino parcial,

superpuesta sobre otras.

Por que se opta por esta estructura: Productos se han diversificado, lo que hace

necesario la creación de unidades orientadas hacia el mercado, para cada línea de

productos, que garantice la autonomía de operación en cada negocio.

Divisionalizacion no significa descentralización. Descentralización implica

dispersión de la autoridad para la toma de decisiones. La divisionalizacion se refiere a

una estructura de unidades semiautónomas en que los administradores a cargo de cada

una retienen gran parte de la autoridad. Muchas veces la divisionalizacion va

acompañada de un alto grado de centralización.

Control de la administración superior sobre las divisiones : supervisión directa y

medición del desempeño.

Estructura interna de las divisiones tiende a burocratizarse y a centralizarse, lo

que da como resultado la burocracia mecánica en las divisiones.

Resuelve los problemas de adaptación de la burocracia mecánica.

Defectos de aplicar a empresas del área no comercial:

- desplazamiento de metas sociales por económicas. El éxito de la estructura

divisional depende de metas cuantificables; las metas sociales son por

naturaleza no cuantificables.

- Las divisiones necesitan estructuras que no sean burocracias mecánicas.

ADHOCRACIA

Es la mas compleja y estandarizada.

Es tremendamente flexible, donde la autoridad se esta trasladando

constantemente. El control y la coordinación se realizan por ajuste mutuo, a trabes de

las comunicaciones informales e interacción de expertos.

Se apoya en expertos entrenados y especializados para realizar la mayor parte

del trabajo. Pero a diferencia de la burocracia profesional, estos deben trabajar juntos

en lugar de hacerlo separados. Es decir, se apoya en el compromiso común para

realizar la coordinación, el que se estimula por el uso de mecanismos integradores (

roles de enlace ), grupos de tareas y estructura matricial.

En la adhocracia los expertos están dispersos a trabes de toda la estructura ( y

no solo en el centro operativo como en la burocracia profesional ). La autoridad esta

distribuida en forma dispareja. No fluye de acuerdo al status o a la jerarquía, sino a

donde se encuentre el experto que en ese momento se necesita para tomar una

decisión determinada.

Hay muchos administradores en la adhocracia. Esto crea pequeños ámbitos de

control, producto del tamaño reducido de los equipos de trabajo. Los administradores no

ejercen el control en forma tradicional, sino mas bien están preocupados de la

integración de los diferentes equipos.

La autoridad esta basada en la competencia y no en la jerarquía, perdiéndose la

separación línea-staff. Se empaña la diferencia entre la cúspide y el resto de la

estructura.

Las estrategias no fluyen desde arriba sino mas bien son desarrolladas en virtud

de la toma de decisiones asociada a cada proyecto, es decir, se generan a medida que

se aceptan y desarrollan nuevos proyectos. Todos los involucrados son estrategas.

Se identifican 2 clases de adhocracia:

1)

cada problema como único, para resolverlo creativamente. El centro

operativo y la estructura administrativa trabajan integrados en un único

esfuerzo. No se separa el proyecto mismo de su ejecución real.

2)

parte administrativa lleva a cabo el trabajo de diseño, combinando la

administración de línea con los expertos asesores en equipos de proyecto.

La parte operativa pone en producción los resultados; esta separada, de

modo que su necesidad de estandarización no interfiere con el proyecto.

La adhocracia se aplica en medios que son complejos y dinámicos, pues son las

condiciones que requieren de innovación sofisticada, que implica esfuerzos integrados

de expertos.

Normalmente la adhocracia operativa se encuentra en organizaciones jóvenes.

Esta mas de moda, sin embrago tiene como desventaja conseguir ser efectiva a

costa de la eficiencia.

Adhocracia Operativa: lleva acabo proyectos por encargo de clientes. TrataAdhocracia Administrativa: una estructura compuesta por dos partes. La

Configuraciones como elemento de diagnostico

Son abstracciones de la realidad, simplificaciones del complejo mundo de las

estructuras, que pueden ser utilizadas para diagnosticar problemas de diseño

organizacional, especialmente problemas de ajuste entre sus partes componentes.

Cada organización experimenta 5 tendencias que subyacen a cada

configuración:

1) tendencia a la centralización por parte del ejecutivo superior

2) presión de la estructura técnica a la formalización

3) presión del personal operativo a profesionalizar

4) presión de los administradores de línea media a dividirse en pequeños

grupos

5) presión del personal de apoyo a la colaboración.

Donde una tendencia domine, junto a las condiciones favorables, la organización

se inclinara por alguna configuración.

No siempre domina una tendencia.

Los administradores pueden mejorar sus diseños organizacionales al considerar

las diferentes presiones por las que atraviesan sus organizaciones y las configuraciones

a las que son arrastradas.

Problemas de ajuste:

- Incoherencia de los elementos internos

- Funcionalidad de los controles externos ( que pueden afectar la coherencia

interna )

- Componente que no se ajusta

- Estructura no se adecua a la situacion ( pudiera ser necesario cambiar el

contexto en vez de cambiar la estructura )

Es mejor adaptarse antes que seguir la moda. La consistencia, la coherencia y el

ajuste ( en una palabra, la armonía ) son críticos en el diseño organizacional.

Elementos de las Configuraciones

Elementos estructurales:

- Especialización del trabajo: numero de tareas de un determinado trabajo y

control del trabajador sobre ellas.

- Formalización del comportamiento: grado de estandarización de los procesos

de trabajo.

- Entrenamiento y educación: uso formal de programas de entrenamiento para

establecer y estandarizar habilidades, conocimientos y normas.

- Agrupamiento de unidades o Departamentalizacion: criterios de

agrupamiento de cargos en unidades.

- Tamaño de la unidad: numero de posiciones contenidas en una unidad.

También es equivalente hablar de ámbito de control.

- Sistemas de planificación y control: usados para estandarizar productos.

- Mecanismos de integración: usados para coordinar intra e Inter. unidades.

Roles de enlace, grupos de tarea, comités interdepartamentales, roles de

vinculo directivo.

- Diferenciación vertical: grado en que la toma de decisiones es delegada a

administradores bajo la línea media.

a) Centralización vertical y horizontal ( concentración en la cúspide )

b) Descentralización horizontal limitada ( cúspide comparte autoridad

con la estructura técnica )

c) Descentralización vertical limitada ( administradores de las unidades

de producto se les delega la autoridad )

d) Descentralización vertical y horizontal ( concentrada en el centro

operativo )

e) Descentralización vertical y horizontal selectiva ( poder esta disperso

a trabes de la organización )

Elementos Situacionales:

- Edad y tamaño de la organización

- Sistema tecnológico de la organización:

- Medio ambiente

- Poder

ELEMENTOS ESTRUCTURALES

Estructura

Simple

Burocracia

Mecánica

Burocracia

Profesional

Est.Divisionalizada Adhocracia

Tamaño

Unidades (

Ámbito de

control )

Amplio Amplio en la

base Estrecho en

el resto

Amplio en la

base Estrecho en

el resto

Amplio en la base

superior

Estrecho en toda

la estructura

Sistemas de

Planificación y

control

Poca

planificación

y control

Activa Poca

planificación y

control

Mucho control de

desempeño

Planificación

limitada

Mecanismos de

integración

Pocos Pocos En la

administración

Pocos Muchos y a trabes

de toda la

estructura

Descentralización

horizontal

limitada

Descentralización

horizontal y

vertical

Descentralización

vertical limitada

Descentralización

selectiva

Centralizada Descentralización

ELEMENTOS SITUACIONALES

Estructura

Simple

Burocracia

Mecánica

Burocracia

Profesional

Est.Divisionalizada Adhocracia

Edad y Tamaño

Pequeñas

Maduras y

Grandes

Variado Maduras y muy

grandes

Generalmente

Jóvenes

Jóvenes y

Sistema

Tecnológico

Simple y no

regulable

Regulable; no

muy complejo

No regulable ni

complejo

Divisible

Igual a la burocracia

mecánica

Muy complejo y

automatizado (

En la Ad.

Administrativa )

No regulable ni

complejo (

Operativa )

Medio

Ambiente

Simple y

dinámico

Simple y estable Complejo y

estable

Relativamente

simple y estable.

Mercados

diversificados.

Complejos y

dinámicos

Poder

máximo

ejecutivo

Control

tecnocrático y

externo

Control

profesional

operativo

Control de línea

media

Control de

expertos

Control por el

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